Macで効率的な情報整理 3

Macで効率的な情報整� ..

808:名称未設定
08/06/10 22:06:53 E1zivmfO0
>>807
!!?

そんな隠し機能が…？

809:名称未設定
08/06/10 22:08:34 dU/vOhF00
Command + Option + Shift + V じゃなかったっけ？
わりと一般的なショートカットだ。

810:名称未設定
08/06/10 22:08:49 4As4XNJu0
物を書くアプリだと大体使えますが・・・。
「ペーストしてスタイルを合わせる」
テキストエディットにももちろんあります。

811:名称未設定
08/06/10 22:23:30 M4zy3gRe0
あ、Paste and Match Styleだね。これ使えばいいのか。さんくす。

812:名称未設定
08/06/11 18:08:18 /ypZ0wNg0
The Omni Group - OmniFocus for iPhone and iPod touch
URLﾘﾝｸ(www.omnigroup.com)

813:名称未設定
08/06/11 20:36:13 NrJ02Fdi0
>>812
今度のiPhoneもToDoのシンク機能がスルーされてたから青葉でとりあえず
シンクできるNM706iにするつもりだったけど、それ見て禿にMNPする決心した。

814:名称未設定
08/06/13 21:25:53 coe0dLOF0
OmniFocus買った。
act2ではなくて本家の方で。すこしばかり安かったのかな。

本家からダウンロードしても日本語で使えるんだけど、
中身はact2のと同じなのかな？

815:名称未設定
08/06/14 23:48:37 1YDp+1Yf0
SOHOにて効率的にデータ・書類管理する方法について助言がほしいです。
環境はMac５台程度（1台10.3.9/残10.5）で、ルーターで無線LANを組んでいます。

概要は、ScanSnap（←未購入）の導入による書類のデータ化を行った後、
それを検索しやすく、かつ複数のMacから自由にアクセスできるようにして、バックアップも万全にしたいです。
書類は作業指示のためや部品のイラスト付きのものが多いです。

うっすらと見えている問題は、
ファイルの管理はFinder＋SpotlightかiPhotoかLeapあたりで行いたいがみんなでデータ共有できるのかな…？
NASを使うとバックアップはどうすればいいんだろう？
といったまだ土代の部分です。

現在、すべてのMacでファイルメーカーProを使っていますので
ホストマシンを決めて、そのHDD内に新規DB作ってファイルをフィールドデータとして登録していく方法もありますが
この方法だとファイル名と概要メッセージだけでしか検索Hitしない上、他のマシンからだとアクセスが遅いです。

なにとぞ助言をお願いいたします。

816:名称未設定
08/06/15 13:01:54 eEp5SiJ80
>>815
Searchlightを使うがよろし。
URLﾘﾝｸ(gravityapps.com)

817:名称未設定
08/06/16 02:06:15 MeOn239w0
ちょっと古いけど比較記事。既出だったらごめん。
URLﾘﾝｸ(danieljomphe.wordpress.com)

818:名称未設定
08/06/16 21:13:53 Qu6Sv8Wy0
>>815
同じような環境のエセ管理者やってる

・ファイルサーバとして10.5通常版を1台用意する
・spotlightでそのサーバを検索
・公開するHDDは外付けがよい
・バックアップはミラーリング
・基本PDF、写真はフォルダ管理できる類いなら旧iViewでカタログ化
・専用アプリは後で検討
・10.3はいらない子
・ファイルメーカーもいらない子
・まずはフォルダ管理のルール作りを明確すること、やっぱりここが基本

こんな感じです。

819:名称未設定
08/06/16 22:50:08 h5Qfv94D0
>>818
助言ありがとうございます。

０）ScanSnapでスキャンしまくりんぐ
１）ファイルはPDF（透明テキスト付与）にしておいて
２）親となる10.5Macに外付けHDD繋いでそこにデータをため込んで
３）検索は各自Spotlightでその外付けHDDにアクセス（ってかそんなことができるのか…）
４）バックアップはその外付けHDDをミラーリング(RAID)/TimeMachine
って感じのプロセスでしょうか？

「フォルダ管理のルール作りを明確に」っていうのが一番の難点っぽいんですが…
できればファイル名とPDFの透明テキストとファイル作成日から各自検索、
極論すると１フォルダに全てのファイルを放置したい（というか管理したくない）んですけどこれは無理かなぁ('Ａ`)

ScanSnapのMac版（についてくるAcrobat）はOCR精度が低いらしいのでWin版（Parallelsにて対処）と悩んでます。
10.3はいらない子ってのが悲しい…（ファイルメーカーは顧客データ等のDB共有してるので据置です）

820:名称未設定
08/06/17 00:16:05 zYIzqRU10
>>819
そんな感じですね。
10.5からネットワーク上の共有ファイルをspotlight検索かけられます。
10.3はspotlightがないのでどうにもこうにもいらない子です。

>>極論すると１フォルダに全てのファイルを放置したい

どのような仕事内容なのかわかりませんが、
1）資料のアーカイブ
2）自社で作った書類
で、管理の仕方が変わってくるでしょう。
2の場合は大雑把にでも業務あるいは種別ごとにフォルダ分けした方が
見通しがよいでしょう。
1の場合は図書検索のようなイメージですのでOCR頼みになるでしょうか。
専門的な用語が多い場合は、精度に期待はできません。
スキャンした人は一回は中身を確認するでしょうから、
その時にごにょごにょしてもらうのがよいと思います。

うちもファイルメーカーで作った図書検索システムがあります。
ファイルメーカーの中をspotlightで拾える日が来るのを待ち望んでいます。

821:名称未設定
08/06/17 06:00:08 awGZPwVw0
つ Google mini

822:名称未設定
08/06/17 12:42:45 2JP26zoB0
>>821
へーと思ってうちのファイルサーバのファイル数みたら余裕で50万超えてた。
従業員10人以下。操業10ちょい。

823:名称未設定
08/06/17 12:51:32 awGZPwVw0
じゃあGoogle検索アプライアンスは？

URLﾘﾝｸ(www.google.co.jp)
Google Mini に加えて、次の機能を備えています。

* シングルサインオンなどのセキュリティシステムとの統合
* データベース、コンテンツ管理システム、レガシーシステムの検索
* クエリ拡張、派生語（ステミング）、類義語の自動表示、ソースバイアス
* RAID ディスクドライブの障害回避
* 電話サポート（オプション）
* 50 万から最大 3,000 万件のドキュメントをサポート

824:名称未設定
08/06/17 14:04:37 2JP26zoB0
>>823
miniの最大バージョンでも2,319,800もするのに、そんなの買えません。

825:名称未設定
08/06/19 01:25:44 /2D3+vzr0
>>819
アップルストアならまだTigerも購入出来る「らしい」からPantherをTigerに上げる方法もある。
TigerならSpotlight使えるよ。バックアップはTime Machineじゃなくても良いし、
当然Tigerの共有フォルダも簡単に接続出来る。ファイルサーバーならマシンスペックさほどいらないでしょ。

でもそれ以前に、LeopardでPantherの共有フォルダにアクセスしたら普通に
Spotlight使えそうな気もするけど無理なのかね。試したい気もするがインスコ面倒だw

826:名称未設定
08/06/19 01:29:39 /2D3+vzr0
失礼。>>825はPantherのMacをファイルサーバーにしたら？　という前提。
NASもファイルサーバーにしているMacにバックアップさせるのが楽だと思う。

827:名称未設定
08/06/19 06:51:01 vGQkj+dt0
>>818,819
MacOS X Server 10.5 の新機能な Spotlight Server の採用も検討項目に入れてみて。
URLﾘﾝｸ(www.apple.com)
URLﾘﾝｸ(images.apple.com)

ファイルサーバを複数の MacOS X(クライアント)から Spotlight で検索させた場合、
共有フォルダ内の全ファイルに対するスキャン(インデックス構築)処理が
各クライアント上で一斉に走る。具体的には、クライアントはファイルサーバから
ファイル全体をダウンロードしてからスキャンすることになるが、これは(規模にもよるが)
ネットワークに大きな負荷を与える。ましてや無線LANで実用的な運用が可能かは疑問。

Spotlight Server であれば、スキャン処理はサーバ上だけで実行される。具体的に言うと、
サーバは保管されている膨大なPDFファイル群をスキャンしてインデックスを作成して
結果を内部データベースに保存し、Spotlight クライアントはネットワーク経由でアクセスする。
サーバ「レス」構成ではネットワーク上をPDFファイル全体が転送されたのに対し、
サーバ構成ではインデックス情報(PDFに埋め込まれたテキストデータとはぼ等しい量)だけになる。

# 私自身は MacOS X Server を所有していないので、上記の内容は推測です。間違ってたらゴメン。

828:827
08/06/19 08:40:22 vGQkj+dt0
# ageちまってた。スマソ。

>>819,820
ファイルサーバ上のフォルダ構成に関して、私のいた職場での事例を紹介します。

a. 規模は1サーバ(Linux)で5..10クライアント(Win/Mac)。
b. 管理したくないというか専任管理者不在。でも過去データの損失だけは絶対に嫌。
c. バックアップ専用のハード/ソフトは使用せず、外付けHD(毎週)とDVD-R焼き(毎月)で対応。
d. 保管したいファイルは社内作業文書(見積書/提案書/設計書..etc)
e. フォルダ構成は「<共有フォルダ>/<年>/<月>/<顧客名>」が基本の規定。
f. 顧客名については、あいうえお順でソートできるよう、先頭にかな文字を付加する。
g. 顧客名以下のフォルダ/ファイル構成については、特に規定しない。
例：/Volumes/Share/2008/06/[お] 凹凸商事/[見積] 次期人事管理向けサーバ見積.xls

まずバックアップ方針について、ミラーリング(RAID)はディスク故障時の停止時間を最小限にするもの。
人為的なミス(うっかりフォルダごと削除)に対処できない事と、(落雷や電源ユニット故障等により)
ディスク全体がクラッシュする可能性があり得るという２点がその理由。したがって、
外部のメディア(TimeMachine でも可)へ必ず保存する。
# ホットスワップ対応のRAID専用ボックスも良いが、高価だし定期バックアップには向かない。

[毎月のバックアップ作業]
<月>フォルダをDVD-Rに焼き、そのフォルダを書き込み禁止にする。
(実際にはフォルダをディスクイメージとして外付け2.5インチHDに保存後、PC上でDVD-Rに焼く)
[毎週のバックアップ作業]
当月の<月>フォルダ全体を2.5インチの外付けHDに差分コピー(Macであれば Deja Vu 等を使用)

バックアップを重視して時系列のフォルダ構成にしているので、作業者(私)の負担は少ない。
また、1週間未満内に発生したデータ損失は無視(そのくらいは各自でバックアップしてね...)。

(ファイル検索方法は次回に続く)