【IT】パワポで資料を作り出す人は必ず失敗する。8割までは「手書き」で作り込もう

【IT】パワポで資料を作り出す人は必ず失敗する。8割までは「手書き」で作り込もう at BIZPLUS

1:ノチラ ★
18/02/20 14:05:01.71 CAP_USER.net
資料作りが苦手な人がやっていることは？
資料作成に苦手意識を持っている人は多いと思いますが、資料作成の「何が」苦手だと考えていますか？
「きれいな資料が作れない」「パッと見てインパクトのある資料を作れない」などと思っていないでしょうか？
実はこれらの悩みは、資料作成の本質を取り違えた悩みです。
いい資料とは、決して「見た目」だけがいい資料ではありません。ここを勘違いすると資料作成のドツボにハマるので、気をつけてください。
私も、かつては資料作りに悩んでいました。
しかし、次の5つの行動と決別したとき、格段に資料が作りやすくなり、そして、相手にも伝わる資料になったという実感があります。
【資料作り 5つのNG行動】
（1）いきなりパソコンを開く
（2）デザインにこだわる
（3）箇条書きツラツラと書く
（4）「対策」より先に「原因」を書く
（5）「文章」が多い
▼資料作りのNG行動（1）いきなりパソコンを開く
パソコンのソフトを立ち上げ、内容を考えながら文字を入力し、関連する図表を作成し、そして、細部の見た目もきれいに整えながら進めていく……。
このように、資料の構成を考えながらパソコンで作業するのは、最もやってはいけないNG行動です。
パソコン上では、作成途中で「やっぱり、こうしよう」と思ったときに、やり直しが大変です。また、資料の頭から考えながら進めていくと、資料のページ数が予想以上に膨れあがったり、ヌケやモレも発生しがちです。そして、フォントを工夫したり、図表の美しさにこだわったり、「本質的でない細かい作業」に時間をかけてしまったせいで、納期に間に合わず、途中までしかできていない資料を提出せざるを得ない……という残念な結果を招いてしまう可能性もあります。
現在の私は、資料作成する際に作業分量の8割を手書きで準備しています。
資料作成時には、やり直し作業がつきものですが、パソコン上でのやり直しはかなり時間がかかります。それに比べれば、手書きでのやり直しは手間がかかりません。
コンテンツの洗い出し、構成の検討や図の検討までは紙に手書きで行い、パソコンを使う作業は最後だけ、というのが最速で資料を作るポイントです。コンテンツは手書きでほぼ完成していますから、パソコン作業では頭はまったく使わず、文字を清書するイメージでサクサク作れます。
資料作りのNG行動（2）デザインにこだわる
資料の見た目がキレイだと、なんとなく「デキる人の資料」のような印象を受けますが、ちょっと読めば、そのメッキははがれてしまいます。
繰り返しになりますが、資料の本質は「こちらが伝えたいことが、きちんと伝わるかどうか」です。
グラフをきれいにする、色使いをきれいにする、インパクトのあるチャートにするなどといった資料の見た目をキレイにする作業は、最後の最後、「残った時間」でやればいいのます。見た目にこだわる作業は、キリがありません。「残りの時間で手をつけて、資料の納期が来たらやめよう」くらいの位置づけが適当です。
とは言っても、簡単に見た目をキレイにする方法もあります。例えば、マトリクスの表は、罫線（けいせん）の引き方と色使いをちょっと変えるだけで見た目がずいぶんと変わります。これは簡単なので、ぜひ一度やってみてください。
以下ソース
URLﾘﾝｸ(president.jp)

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